Eine einzige Software statt mehrere isolierte Lösungen: wie man die Verwaltung Ihres Unternehmens vereinfacht
Viele Unternehmen verwenden für jede Aktivität eine andere Software: ein Tool zur Verwaltung der Kunden, ein anderes zur Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Tabellen für Analysen und weitere Anwendungen für Projekte, Bestände oder den Kundenservice.
Diese Organisation mag anfangs flexibel erscheinen, wird aber mit der Zeit oft schwer zu verwalten. Die Informationen sind verstreut, einige Daten müssen mehrfach eingegeben werden und die Mitarbeiter verlieren Zeit bei der Suche nach der aktuellsten Version.
Eine zentralisierte Managementlösung ermöglicht es, diese verschiedenen Prozesse auf einer einzigen Plattform zu vereinen.
Wenn die Vielzahl der Software zu einem Problem wird
Jede Software kann für eine bestimmte Aufgabe effektiv sein. Die Schwierigkeiten treten vor allem auf, wenn die verschiedenen Lösungen nicht miteinander kommunizieren.
Die häufigsten Folgen sind die folgenden:
- die gleichen Daten werden mehrfach eingegeben;
- die Informationen sind nicht immer aktuell;
- die Suche nach Dokumenten und E-Mails kostet Zeit;
- die Arbeitsprozesse sind schwer nachzuvollziehen;
- die Mitarbeiter wechseln ständig zwischen Programmen;
- die manuelle Übertragung von Daten führt zu Fehlern.
Zum Beispiel können die Kontaktdaten eines Kunden in einer Software, das Angebot in einer anderen und die Rechnung in einer dritten Anwendung zu finden sein. Es wird dann schwierig, einen vollständigen Überblick zu erhalten.
Alle wichtigen Informationen an einem Ort
Eine integrierte Managementlösung ermöglicht es, mehrere Aktivitäten des Unternehmens auf einer gemeinsamen Plattform zu vereinen.
Sie kann insbesondere folgende Bereiche zusammenfassen :
- das Kunden- und Verkaufsmanagement ;
- die Angebote und die Rechnungsstellung ;
- die Projekte und die Aufgaben ;
- die Einkäufe und die Bestände ;
- der Kundenservice ;
- die Website und der Online-Shop ;
- die Dokumente und die Berichte ;
- das Marketing und die Veranstaltungen.
Alle Abteilungen arbeiten mit denselben Informationen. Wenn eine Daten aktualisiert wird, ist die Änderung auch in den zugehörigen Prozessen verfügbar.
Doppelte Eingaben reduzieren
Einer der Hauptvorteile einer zentralisierten Software ist, dass sie das manuelle Übertragen derselben Informationen in jedem Schritt vermeidet.
Eine Kundenanfrage kann beispielsweise zu einem Angebot werden. Nach der Annahme kann dieses Angebot zur Erstellung einer Bestellung und dann einer Rechnung verwendet werden. Alle Informationen bleiben mit derselben Akte verbunden.
Diese Kontinuität ermöglicht es, Zeit zu sparen und Fehler bei den Kontaktdaten, Preisen oder Referenzen zu reduzieren.
Die Zusammenarbeit verbessern
Wenn die beteiligten Personen eine gemeinsame Plattform nutzen, haben sie eine konsistente Sicht auf die Aktivitäten.
Das Vertriebsteam kann überprüfen, ob eine Bestellung bereits bearbeitet wird. Der Kundenservice kann frühere Anfragen einsehen. Die Verwaltung findet Angebote, Rechnungen und Kontaktdaten an einem zentralen Ort.
Die interne Kommunikation wird somit einfacher und die wiederholten Informationsanfragen werden reduziert.
Transparente Prozesse
Eine zentralisierte Lösung ermöglicht nicht nur eine bessere Organisation der Informationen. Sie bietet auch eine bessere Grundlage für Entscheidungen.
Das Unternehmen kann leichter identifizieren :
- die noch offenen Angebote ;
- die zu bearbeitenden Aufgaben ;
- den Fortschritt der Projekte ;
- die ausstehenden Rechnungen ;
- die ungelösten Kundenanfragen.
Es ist nicht mehr notwendig, Informationen manuell aus mehreren Softwareprogrammen und Tabellen zusammenzustellen, um einen Gesamtüberblick zu erhalten.
Schrittweise zu einer zentralisierten Lösung übergehen
Nicht alle Abteilungen müssen unbedingt gleichzeitig migriert werden. Eine schrittweise Implementierung ist oft besser geeignet.
Zunächst sollten folgende Punkte identifiziert werden :
- die mehrfach eingegebenen Daten ;
- die schwer auffindbaren Informationen ;
- die Brüche zwischen den verschiedenen Werkzeugen ;
- die Prozesse, die regelmäßig Fehler oder Verzögerungen verursachen ;
- die Aktivitäten, die vorrangig miteinander verbunden werden sollten.
Die neue Lösung kann dann zunächst in einem klar definierten Bereich implementiert und schrittweise erweitert werden.
Die geeignete Plattform wählen
Eine zentralisierte Managementlösung muss den tatsächlichen Prozessen des Unternehmens entsprechen. Das Ziel ist nicht, die größtmögliche Anzahl an Funktionen zu haben, sondern die notwendigen Aktivitäten effizient zu verknüpfen.
Modulare Plattformen wie Odoo, sowie andere professionelle Management- und ERP-Lösungen, ermöglichen es, mehrere Aktivitäten in einer einzigen Umgebung zu vereinen und schrittweise neue Funktionen hinzuzufügen.
ICL Micro unterstützt Unternehmen bei der Analyse ihrer bestehenden Werkzeuge, der Verbindung ihrer Prozesse und der Implementierung einer zentralisierten Lösung, die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.