In einem kleinen Unternehmen werden täglich viele administrative Aufgaben manuell erledigt. Eine einzige Operation dauert manchmal nur wenige Minuten. Aber wenn sie regelmäßig wiederholt wird, beansprucht sie viel Zeit und erhöht das Risiko von Vergessen oder Fehlern.
Die Automatisierung ermöglicht es, bestimmte sich wiederholende Schritte an digitale Werkzeuge zu delegieren. Das Ziel ist nicht, die Mitarbeiter zu ersetzen, sondern ihre Arbeit zu vereinfachen und ihnen mehr Zeit für die Kunden und die wesentlichen Aktivitäten des Unternehmens zu lassen.
Hier sind fünf konkrete Beispiele für Aufgaben, die automatisiert werden können.
1. Anfragen automatisch erfassen
Wenn ein Kunde ein Formular auf der Website ausfüllt, müssen die Informationen oft manuell in eine andere Software kopiert oder per E-Mail übermittelt werden.
Dank eines automatisierten Prozesses kann die Anfrage direkt im entsprechenden System erfasst werden. Ein Datensatz, eine Geschäftsmöglichkeit oder eine Supportanfrage kann dann ohne erneute Eingabe erstellt werden.
Das Unternehmen behält somit alle wichtigen Informationen an einem Ort und verringert das Risiko, dass eine Anfrage vergessen wird.
2. Die Nachverfolgung von Angeboten sicherstellen
Nach dem Versand eines Angebots ist es wichtig, die Antwort des Kunden zu verfolgen. Im Alltag eines kleinen Unternehmens kann diese Nachverfolgung jedoch vergessen oder zu spät durchgeführt werden.
Eine Automatisierung kann eine Erinnerung für den zuständigen Mitarbeiter erstellen oder nach einem festgelegten Zeitraum eine Nachverfolgungsnachricht senden.
Die Nachverfolgung wird regelmäßiger, während der Mitarbeiter die Möglichkeit hat, die Kommunikation mit dem Kunden persönlich anzupassen.
3. Rechnungen und Dokumente sortieren
Rechnungen, Bestellungen, Verträge und andere Dokumente kommen oft über verschiedene Kanäle. Ihre manuelle Sortierung kann schnell schwierig werden.
Ein digitaler Prozess kann helfen, die Dokumente dem richtigen Kunden, dem richtigen Projekt oder der richtigen Bestellung zuzuordnen. Die Informationen bleiben dann leichter auffindbar und die Teams haben einen umfassenderen Überblick über jede Akte.
Sensible oder ungewöhnliche Dokumente müssen jedoch weiterhin von einer kompetenten Person überprüft werden.
4. Kunden automatisch informieren
Die Kunden möchten wissen, ob ihre Anfrage, ihre Bestellung oder ihr Dokument gut erhalten wurde.
Automatische Benachrichtigungen können bestätigen:
- den Eingang einer Anfrage ;
- die Bestätigung einer Bestellung ;
- den Versand eines Dokuments ;
- eine Statusänderung ;
- einen bevorstehenden Termin oder eine Frist.
Diese Nachrichten verbessern die Transparenz und reduzieren die Nachfragen. Wichtige oder individuelle Kommunikationen werden natürlich weiterhin persönlich behandelt.
5. Aufgaben an die richtige Person weiterleiten
Eine Anfrage muss oft manuell an die zuständige Abteilung oder den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet werden. Dies kann zu Verzögerungen führen, insbesondere wenn die Verantwortlichkeiten nicht sofort klar sind.
Einfache Regeln ermöglichen es, eine Aufgabe automatisch nach verschiedenen Kriterien zuzuordnen, zum Beispiel:
- den Typ der Anfrage ;
- das betroffene Produkt oder die Dienstleistung ;
- die Sprache des Kunden ;
- die Region ;
- der Prioritätsgrad.
Die verantwortliche Person erhält direkt die notwendigen Informationen und kann die Bearbeitung schneller beginnen.
Mit einem einfachen Prozess beginnen
Es ist nicht notwendig, sofort das gesamte Unternehmen zu automatisieren. Es ist in der Regel besser, mit einer klar definierten Aufgabe zu beginnen, die regelmäßig wiederholt wird.
Bevor eine Automatisierung eingerichtet wird, sollte man sich fragen:
- Folgt diese Aufgabe immer den gleichen Schritten?
- Wird sie regelmäßig durchgeführt?
- Erfordert sie viele manuelle Eingaben?
- Verursacht sie häufig Vergessen oder Verzögerungen?
- Kann das Ergebnis leicht kontrolliert werden?
Die Automatisierung sollte verständlich bleiben und an die tatsächlichen Abläufe des Unternehmens angepasst sein. Ausnahmen und wichtige Entscheidungen sollten weiterhin von den Mitarbeitern behandelt werden.
Weniger repetitive Aufgaben, mehr Zeit für das Wesentliche
Selbst einfache Automatisierungen können die tägliche Organisation erheblich verbessern. Sie ermöglichen eine bessere Strukturierung der Informationen, reduzieren doppelte Eingaben und sorgen für eine regelmäßige Nachverfolgung.
Managementplattformen wie Odoo, sowie andere professionelle Lösungen für Automatisierung und Unternehmensmanagement, ermöglichen es, verschiedene Prozesse zu verknüpfen und schrittweise angepasste Arbeitsabläufe zu schaffen.
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